Sabiedrības integrācijas fonda sekretariāts ir izpildinstitūcija, kuru vada direktors. Sekretariāts ir atbildīgs par padomes lēmumu ieviešanu, nodrošina padomes darbības tehnisko pusi.

Sekretariātā ir 6 struktūrvienības, kas nodrošina SIF mērķu un funkciju īstenošanu:

(Sabiedrības integrācijas fonda organogramma)
(Sabiedrības integrācijas fonda darbinieku ētikas kodekss )

SIF darbinieki (kontaktinformācija)

Projektu konkursu nodaļa, kuras galvenie uzdevumi ir:

• Nodrošināt projektu konkursu organizēšanu un norisi atbilstoši SIF apstiprinātajām procedūrām;
• Konsultēt potenciālos projektu iesniedzējus ar projektu sagatavošanu saistītos jautājumos;
• Nodrošināt informatīvo semināru, kas saistīti ar projektu konkursiem, plānošanu un organizēšanu;
• Veikt projektu administratīvo un atbilstības pārbaudi;
• Nodrošināt sadarbību un informācijas apmaiņu ar vērtēšanas komisiju locekļiem un projektu vērtēšanas ekspertiem;
• Veikt sekretariāta funkcijas vērtēšanas komisijām un nodrošināt projektu izvērtēšanas ziņojumu sagatavošanu;
• Nodrošināt projektu finansēšanas līgumu sagatavošanu un parakstīšanu.

Nodrošināt Sabiedrības integrācijas fonda administrēto valsts budžeta programmu projektu uzraudzību un finanšu kontroli atbilstoši SIF apstiprinātajām procedūrām, tai skaitā:

• Nodrošināt regulāru sadarbību un informācijas apmaiņu ar projektu īstenotājiem;
• Konsultēt projektu īstenotājus ar projektu ieviešanu saistītos jautājumos;
• Izvērtēt projektu īstenotāju iesniegtos ziņojumus un atskaites par projekta ieviešanas gaitu;
• Nodrošināt pārbaužu projektu norises vietās plānošanu un īstenošanu.
• Regulāri apkopot informāciju par SIF finansēto projektu īstenošanas gaitu, organizēt analītisko atskaišu un progresa ziņojumu sagatavošanu;
• Sagatavot un prezentēt SIF padomes darbam nepieciešamos dokumentus un atskaites, kas saistītas ar projektu īstenošanu.

Struktūrfondu uzraudzības nodaļa, kuras galvenie uzdevumi ir:

Nodrošināt Sabiedrības integrācijas fonda administrēto struktūrfondu un ārvalstu programmu projektu un Eiropas atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām ieviešanu un uzraudzību atbilstoši SIF apstiprinātajām procedūrām, tai skaitā:

• Nodrošināt partnerorganizāciju atlasi Eiropas atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām ietvaros;
• Nodrošināt regulāru sadarbību un informācijas apmaiņu ar projektu īstenotājiem un partnerorganizācijām;
• Konsultēt ar projektu ieviešanu un atbalstāmo darbību īstenošanu saistītos jautājumos;
• Izvērtēt iesniegtos ziņojumus un atskaites par projekta ieviešanas gaitu un atbalstāmo darbību īstenošanu;
• Nodrošināt pārbaužu projektu norises vietās plānošanu un īstenošanu.
• Regulāri apkopot informāciju par projektu un atbalstāmo darbību ieviešanu, tai skaitā IT sistēmās, organizēt analītisko atskaišu un progresa ziņojumu sagatavošanu;
• Sagatavot un prezentēt SIF padomes darbam nepieciešamos dokumentus un atskaites, kas saistītas ar projektu īstenošanu un Eiropas atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām ieviešanu.

Projektu nodaļa, kuras galvenie uzdevumi ir:

• Attīstīt SIF kapacitāti kā liela apjoma kompleksu projektu īstenotājam vai pakalpojuma sniedzējam šādās sfērās:
  • sabiedrības integrācija,
  • pilsoniskās sabiedrības attīstība,
  • tehniskā palīdzība ārvalstīm SIF darbības jomā.
• Finansējuma piesaistīšanas iespēju izpēte un jaunu finanšu resursu piesaistīšana Sabiedrības integrācijas fondam.
• Liela mēroga projektu izstrādāšana un iesniegšana.
• Atbalstīto liela apjoma kompleksu projektu un pakalpojumu projektu īstenošanas pārraudzība.
• Jaunu projektu ideju ģenerēšana, SIF aktivitāšu, kas saistītas ar jaunu iniciatīvu ieviešanu, vadīšana.

Atbalsta nodaļa, kuras galvenie uzdevumi ir:

• Nodrošināt SIF darbiniekiem atbilstošus darba apstākļus efektīvai darba izpildei, saskaņā ar SIF vadības rīkojumiem.
• Nodrošināt SIF saimniecisko iepirkumu plānošanu un organizēšanu saskaņā ar normatīvajiem aktiem.
• Īstenot SIF politiku personāla jautājumos.
• Īstenot SIF politiku publicitātes jautājumos.
• Nodrošināt juridisko pakalpojumu sniegšanu SIF.
• SIF vadības un struktūrvienību darba organizatoriskā nodrošināšana un apkalpošana.
• Lietvedības organizēšana un kontrole SIF struktūrvienībās.
• Informatīvo uzziņu apkalpošana saskaņā ar SIF dokumentiem.
• SIF sanāksmju un apspriežu dokumentēšana.
• Nepārtrauktas SIF datorsistēmas darba nodrošināšana un kvalitatīva uzturēšana.

Finanšu un budžeta vadības nodaļa, kuras galvenie uzdevumi ir:

Organizēt SIF grāmatvedību atbilstoši likumdošanas prasībām un nodrošināt SIF finanšu līdzekļu likumīgu, pamatotu un ekonomisku izlietojumu atbilstoši SIF darbības mērķiem un uzdevumiem, tajā skaitā:

• veikt grāmatvedības uzskaiti un nodrošināt, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt skaidru priekšstatu par SIF finansiālo stāvokli un finanšu plūsmu noteiktā laika posmā, kā arī, lai varētu konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisi;
• reģistrēt norēķinus grāmatvedības reģistros, saskaņojot minētos reģistrus ar Valsts kases grāmatvedības reģistriem;
• saskaņā ar Valsts kases rīkojumiem un instrukcijām sagatavot un iesniegt grāmatvedības pārskatus un ziņojumus par budžeta izpildi;
• organizēt inventarizācijas, sastādot SIF īpašumā un lietošanā esošo līdzekļu sarakstu.

Organizēt SIF finanšu līdzekļu plānošanu un analīzi atbilstoši spēkā esošām likumdošanas prasībām, lai nodrošinātu iestādes mērķu sasniegšanu un uzdevumu izpildi, tajā skaitā:

• Plānot un izpildīt kārtējā budžeta gada SIF budžeta programmas un apakšprogrammas;
• Sagatavot priekšlikumus grozījumiem gadskārtējā valsts budžeta likumā;
• Nodrošināt SIF budžeta programmu, apakšprogrammu un pasākumu finansēšanas plānu un tāmju izstrādi;
• Kontrolēt SIF budžeta izdevumus un tāmju izpildi atbilstoši gadskārtējā valsts budžeta likumā noteiktai apropriācijai.

Nodrošināt Fonda administrēto valsts budžeta un ārvalstu finanšu palīdzības programmu un granta shēmu (turpmāk – programmu) projektu finanšu kontroli atbilstoši tiesību aktu un iekšējo normatīvo dokumentu prasībām:

• Kontrolēt SIF finansēto projektu (turpmāk – projekti) finanšu izlietojuma atbilstību tiesību aktiem un noteiktajām procedūrām;
• Konsultēt projektu īstenotājus finanšu un grāmatvedības jautājumos, tai skaitā, piedalīties informatīvajos semināros;
• Pārbaudīt projektu īstenotāju iesniegtās finanšu atskaites, sagatavotos projekta budžetus un citus ar finansēm saistītos dokumentus;
• Veikt finanšu līdzekļu izlietojuma un grāmatvedības uzskaites atbilstības tiesību aktiem pārbaudi pie projektu īstenotājiem uzraudzības vizīšu ietvaros;
• Regulāri apkopot finanšu datus par SIF finansētajiem projektiem, veikt to analīzi.

Iekšējā audita nodaļa, kuras galvenie uzdevumi ir:

• Izvērtēt SIF izveidotās iekšējās kontroles sistēmas, sniegt SIF padomei šo sistēmu novērtējumu un ieteikt nepieciešamos uzlabojumus un uzraudzīt šo ieteikumu ieviešanu.
• Izvērtēt SIF un tā administrēto programmu un/vai projektu iekšējās kontroles sistēmas, sniegt šo sistēmu novērtējumu, ieteikt nepieciešamos uzlabojumus un uzraudzīt šo ieteikumu ieviešanu.
• Regulāri informēt SIF padomi un nacionālo atbildīgo amatpersonu par SIF darbinieku konstatētajām neatbilstībām Eiropas Komisijas daļēji vai pilnīgi finansēto programmu un/vai projektu administrēšanā un ieviešanā.
• Sadarboties ar Eiropas Auditoru tiesu, Eiropas Komisiju, Finanšu ministriju, Valsts Kontroli un citām valsts pārvaldes, juridiskām vai fiziskām personām ar auditu saistītos jautājumos.